Software personalizzati o software standard

Il tuo software aziendale ti ha aiutato a gestire le tue attività d’ufficio per anni, ma ormai è diventato lento, confuso e i tuoi colleghi e dipendenti non lo trovano più efficace come un tempo. È arrivato il momento di aggiornarti, ma da dove devi partire?

Software gestionali per l’amministrazione, per la gestione degli ordini, per il management di magazzino, CMMS, etc… Quale che sia la tua necessità, il mondo del lavoro è pieno di software che ci aiutano ogni giorno a portare a casa i risultati. Noi ce ne occupiamo dal 2016 e, in particolare, sviluppiamo questi strumenti in forma di Single Page Application all’avanguardia e anche MVP.

Ti sorprenderà sapere quante aziende si affidano quotidianamente a software sviluppati più di dieci anni fa o che non sono stati al passo con le ultime innovazioni tecnologiche. Sono lenti e sorpassati e poco hanno a che vedere con le versioni più recenti che hanno reso questi strumenti sempre più facili da usare e intuitivi per gli operatori. In realtà, forse stai leggendo questo articolo proprio perché, a differenza loro, ti sei reso conto che in azienda è tempo di cambiamento, ma prima di prendere decisioni importanti vuoi avere un quadro delle possibilità.

Da dove partire per cambiare software

Cambiare un software porta con sé alcune seccature: verificare la compatibilità con altri sistemi aziendali, accertarsi che siano coperte tutte le funzionalità di cui hai bisogno, essere sicuro che sia performante e che il fornitore abbia ben chiaro di cosa hai bisogno. Sappiamo che tutto questo non è scontato e spesso in molte aziende abbiamo visto software che non agevolano affatto chi deve usarli. Eppure ne vale la pena, perché uno strumento ben progettato fa risparmiare tempo, che significa meno stress, più soldi risparmiati e più alta produttività dei dipendenti (puoi leggere questo articolo di approfondimento).

In genere ci sono due strade: appoggiarsi a un software standard, oppure far progettare un proprio software personalizzato realizzato da una software house. Entrambe le vie hanno pro e contro, ma vediamone alcuni insieme.

Software standard

Un software standard quasi sempre segue la formula del “as a service”, ovvero offerto come servizio da grandi aziende, talvolta multinazionali, e cerca di soddisfare le necessità di decine, o centinaia, di aziende-cliente.

Alcuni vantaggi di un software standard:

• Niente costi di sviluppo: il software è già pronto, non deve essere realizzato ex novo.
• Tante funzionalità: è probabile che includa già ciò di cui hai bisogno.
• Maggiore stabilità: se il fornitore è una grande azienda è anche più solida e, di conseguenza, è plausibile che non scompaia e che venga garantito il supporto al cliente.

Alcuni svantaggi di un software standard:

• Troppe funzionalità: il software potrebbe fornirti tante funzionalità superflue che possono rallentarlo, o intralciare e confondere i tuoi operatori.
• Non personalizzabile: a parte alcune caratteristiche di base, non sempre è possibile apportare le modifiche necessarie per renderlo davvero su misura per te.
• Non espandibile: le tue future necessità potrebbero non essere tenute in considerazione dal fornitore e potresti trovarti con un software limitante.
• Vendor lock-in: spesso sono sviluppati con tecnologie proprietarie che rendono difficile affidare la gestione del software a un nuovo fornitore.
• Canoni periodici: eh sì, non si paga lo sviluppo, ma le licenze d’uso hanno un costo fisso costante, che ci sarà sempre.

Software personalizzati

Un software personalizzato viene realizzato da una software house su commissione per un singolo cliente ed è curato in ogni dettaglio per risolvere i problemi del suo caso d’uso personale.

Alcuni vantaggi di un software personalizzato:

• Funzionalità ad hoc: inutile incorrere nella cosiddetta overkill – ovvero strafare – viaggi leggero con gli strumenti che ti servono davvero, progettati in modo meticoloso.
• Personalizzabile: lo dice il nome, lasciano molta più libertà di decidere che funzionalità includere e che aspetto conferirgli.
• Espandibile: se il futuro presenterà nuove sfide sarà possibile integrare nuove funzionalità aderenti alle tue necessità.
• Niente vendor lock-in: quando sono sviluppati con tecnologie open source, puoi mantenere il software e affidarne la manutenzione a un nuovo fornitore che conosca quella tecnologia.
• Niente canoni periodici: paghi solo ciò che hai commissionato e la manutenzione minima necessaria, senza licenze periodiche.

Alcuni svantaggi di un software personalizzato:

• Costi di sviluppo: a differenza di un canone periodico dilazionato nel tempo, i costi di sviluppo si concentrano in un periodo ristretto (anche se, anche i costi di sviluppo possono essere ammorbiditi con un pagamento a rate).
• Solo funzionalità necessarie: pro o contro, a te la scelta, ma sta di fatto che solitamente i costi di sviluppo spingono a concentrarsi unicamente sulle funzionalità davvero necessarie, escludendo gli extra tipici delle soluzioni standard.
• Minor stabilità: se il fornitore è una software house modesta c’è il rischio che scompaia dal mercato, ma se sviluppa con tecnologie open source puoi affidare il software a un’altra azienda.

Che tipo di software scegliere

Solitamente si pensa che il prezzo di un software standard sia minore rispetto a una soluzione personalizzata, ma è davvero così? Per quanto consistenti, puoi ammortizzare i costi di sviluppo sul lungo periodo, ma non puoi smettere di pagare una licenza. In uno scenario di medio-lungo periodo, una soluzione personalizzata potrebbe far risparmiare, o le due soluzioni potrebbero avere lo stesso impatto economico.

Un discorso simile riguarda i tempi di messa in funzione. Un software personalizzato viene creato da zero, mentre un software standard, per quanto pronto, richiede comunque altre procedure di configurazione e adattamento alle reti aziendali e/o a soluzioni precedenti. In entrambi i casi il lavoro può richiedere mesi o più, in base alla complessità del software e alla dimensione dell’azienda che deve accoglierlo. Sulla carta, affidarsi a soluzioni standard può fare risparmiare tempo, ma nei fatti bisogna prestare attenzione alla reale entità del progetto.

La scelta non è facile, ci sono tanti fattori da considerare, ma proviamo a sintetizzare i punti chiave che possono aiutarti ad indirizzare le tue prossime decisioni.

• Se vuoi una soluzione in tempi – relativamente – brevi anche a costo di trovare un prodotto che non rispecchia perfettamente le tue aspettative ma che offra le garanzie di una grande azienda, senza che ti preoccupi legarti troppo, forse ti serve un software standard.
• Se il tuo software personalizzato è troppo vecchio, o se i software standard che hai provato ormai ti vanno stretti (o non hanno mai funzionato veramente bene) e ritieni che valga la pena continuare ad avere un prodotto davvero tagliato sulle tue necessità e che potrà evolvere in base ai tuoi desideri, allora un software personalizzato rimodernato fa al caso tuo.

Sei in dubbio? È comprensibile. Siamo consapevoli che ci sono tanti altri aspetti che influenzano la decisione e lo sai anche tu. Non temere: possiamo aiutarti a valutare questi fattori e capire cosa fa al caso tuo. Contattaci per fissare un incontro consulenziale o chiedi un preventivo. Nel frattempo potresti leggere 6 domande da porti prima di commissionare una web app che può aiutarti ad entrare nel mondo del software moderno.